Vous préparez un événement associatif ? Certaines démarches sont nécessaires selon la nature de votre manifestation. Retrouvez ici les infos utiles et les documents à compléter.
Tout organisateur d’un événement rassemblant du public, en extérieur ou en intérieur, doit anticiper la question de la sécurité.
Il est obligatoire de remplir une fiche événement, qui présente l’organisation générale de la manifestation, notamment en matière de sécurité.
Cette fiche doit être signée par les partenaires suivants :
- L’organisateur
- La mairie
- La gendarmerie
- Le SDIS (si plus de 1500 personnes attendues)
Une fois signée par l’organisateur, celui-ci le fait signer en gendarmerie, la transmet, ensuite, à la Mairie puis aux services de la Préfecture de la Haute-Loire, et cela au moins deux mois avant la date de l’événement.
Dans le cadre d’une manifestation, une association peut installer une buvette et vendre certaines boissons, à condition d’avoir obtenu une autorisation préalable délivrée par le Maire.
La déclaration doit être faite au minimum un mois avant la manifestation afin la gendarmerie étudie la demande et donne son l’autorisation.
Cette autorisation est limitée à 5 par an pour chaque association.
Certaines associations sportives peuvent bénéficier jusqu’à 10 autorisations annuelles, sous conditions prévues par la réglementation.
Boissons autorisées
Seules les boissons appartenant aux groupes 1 à 3 peuvent être proposées lors d’un débit temporaire :
- Groupe 1 : boissons sans alcool (jus de fruits, sodas, eaux…)
- Groupe 2 : boissons fermentées non distillées (bière, vin, cidre, poiré…)
- Groupe 3 : liqueurs ou apéritifs à base de vin titrant jusqu’à 18° d’alcool
La vente de boissons des groupes 4 et 5 (alcools forts) est strictement interdite lors de ces manifestations.
Comment faire une demande ?
Pour obtenir l’autorisation, il suffit de remplir le formulaire de demande de débit de boissons temporaire (disponible ci-contre ou en mairie) et de le transmettre au plus tard un mois avant la manifestation.
La commune de Saint-Pal-de-Mons met gratuitement à disposition des associations locales plusieurs salles communales pour l’organisation de réunions, d’activités ou de manifestations.
Le choix de la salle dépend de la nature de l’événement et de la disponibilité.
Réserver une salle
Les associations peuvent faire leur demande directement via le module de réservation en ligne.
La mise à disposition est gratuite, sous réserve de disponibilité et du respect du règlement d’utilisation (propreté, sécurité, respect des horaires…).
Réservation de matériel communal
La commune met également à disposition des associations du matériel pour l’organisation de leurs événements : tables, bancs, grilles d’exposition, etc.
La demande de matériel se fait via le formulaire.
Il est important de préciser le matériel souhaité et la quantité, ainsi que les dates de retrait et de retour.
Le service est gratuit, à condition que les associations assurent elles-mêmes l’installation du matériel et veillent à le restituer propre et en bon état, dans le respect des consignes données.
Pour vous aider à valoriser vos manifestations, la commune de Saint-Pal-de-Mons propose une communication gratuite sur différents supports.
Votre événement pourra être relayé sur :
- Le site internet de la commune
- Le site de l’Office de Tourisme
- La page Facebook officielle de la commune
- L’application Illiwap
Il vous suffit de compléter le formulaire ci-dessous.
Merci de fournir un descriptif clair de l’événement ainsi que toute information utile à la diffusion (photo, affiche, etc.), le plus tôt possible (au minimum 1 mois avant l’évènement)